As ferramentas da qualidade são, atualmente, peças fundamentais em todos os processos controlados. Neste trabalho, abordaremos as ferramentas Brainstorming e 6W3H. O Brainstorming (tempestade de idéias) consiste basicamente em ouvir diversas opiniões que cercam um determinado assunto (como por exemplo, uma falha num determinado processo produtivo). A partir da interseção dessas opiniões, tenta-se chegar a um resultado condizente. A ferramenta 6W3H é utilizada para organizar os resultados obtidos num plano de ação. As iniciais W e H se referem a palavras (do inglês) que tem como intuito fazer questionamentos de como o projeto será executado. Seu objetivo é principalmente estipular locais, prazos, quem executará cada tarefa, qual a maneira, dentre outros que serão detalhados posteriormente.

2 – OBJETIVOS

Da mesma forma que outras ferramentas da qualidade, o Brainstorming e o 6W3H tem objetivos finais idênticos. Contribuir, principalmente, para resolução de problemas ou na implementação de melhorias. Logicamente cada ferramenta será utilizada num determinado estágio do processo (ou até mesmo em processos diferentes), mas mantendo sempre o mesmo objetivo final.

3 – A TÉCNICA DO BRAINSTORMING

O Brainstorming possui inúmeras definições, mas o mais comum é defini-lo como o caminho para gerar idéias relacionadas a um tópico específico. Normalmente, Brainstorming envolve um grupo de pessoas gerando um apanhado de ideias em um curto período de tempo. A chave para o Brainstorming é adiar o processo de avaliar ideias até uma última instância. Os participantes mantém uma gravação de suas ideias do modo como elas vieram à cabeça, sem pensá-las posteriormente. Pensamentos heterodóxicos e incomuns são bem-vindos, e não são permitidas críticas ou justificativas, para encorajar a participação. Apesar de uma pessoa poder utilizar o Brainstorming individualmente, a técnica funciona melhor em um grupo. As idéias expostas por um participante despertam mais idéias dos outros, comumente baseadas em associações, e os participantes podem gerar e compartilhar experiência e conhecimento entre si.

Uma sessão de Brainstorming em grupo é mais bem conduzida em uma sala de tamanho médio, com seus integrantes sentados de forma que possa todos visualizar-se entre si. As idéias podem ser gravadas em um quadro-negro, uma folha de papel ou um computador conectado a um projetor de parede. É recomendável que nenhuma distração (como celulares, por exemplo) esteja presente. A sessão termina quando o suprimento de pensamentos ou idéias tenha se exaurido, ou quando o tempo estipulado para a sessão tenha acabado. Todas as idéias gravadas são então analisadas e agrupadas de acordo com sua aplicabilidade e prioridade. O Brainstorming foi originado em 1953, em um livro denominado Imaginação Aplicada (Applied Imagination), de Alex F. Osborn. O método é baseado na assunção de que um dos principais obstáculos para a geração de novas idéias é o “medo de criticar” – as pessoas frequentemente não sugerem idéias por causa de uma possível atitude cética ou até hostil de seus chefes e colegas. A técnica clássica de Brainstorming, sugerida por Osborn, tem dois pilares: idéias não produzem nenhuma decisão imediata e quantidade produz qualidade.

3.1 – REGRAS DO BRAINSTORMING

Embora o Brainstorming seja um processo simples, ele tem suas regras. Se elas não forem observadas, seus resultados podem ser improdutivos, ou até contra-produtivos. Estas são as réguas básicas:

Atmosfera informal

As pessoas sentem-se mais relaxadas e criativas em um ambiente informal. Um quarto isolado, confortável (preferivelmente um não usado para reuniões regulares). Alimentos, cadeiras confortáveis, café – dentre outros detalhes que possam ajudar as pessoas a se sentirem à vontade.

Foco na quantidade

Quanto maior o número das idéias geradas, maior a possibilidade de se produzir uma solução radical e eficaz. Cada idéia levantada deve ser registrada para análise e discussão posteriores. Nenhuma análise ou crítica. No estágio de geração de idéias, segure-se não criticar seus autores. Muitos ficam estarrecidos por parecerem inadequados na frente de seus colegas ou superiores. Evita-se esta situação criando uma atmosfera amigável e relaxada.

Melhoramento das idéias

Neste estágio é pedido aos os participantes que desenvolvam as idéias sugeridas por outros. Podem-se combinar elementos de duas ou mais idéias sugeridas. Esta aproximação conduz para idéias melhores e mais completas.

3.2 – IDEIAS INCOMUNS

Os Participantes devem libertar suas mentes em sua extensão máxima. Quaisquer idéias são bem-vindas, mesmo as mais heterodóxicas ou incomuns. Mesmo se parecerem totalmente impraticáveis, elas podem ser trabalhadas para se tornar algo mais apropriado. O melhor número de participantes é 12, em uma sessão que não dure mais do que 45 minutos.

3.3 – O PROCEDIMENTO DO BRAINSTORMING

O processo de Brainstorming normalmente consiste nos seguintes passos:

1 – Identificação da necessidade do Brainstorming

Primeiramente você precisa decidir se o Brainstorming seria o método mais apropriado para resolver o seu problema. É necessário existir um tópico para ser discutido. Os resultados de uma sessão devem servir para um propósito específico.

2 – Estabelecer um grupo de trabalho.

É necessário decidir, primeiramente, quem integrará a sessão. É ideal que exista um presidente, que fará o papel de líder e facilitador da sessão e uma pessoa para gravar as idéias. A gravação pode ser feita em algum dispositivo de apresentação, como um quadro ou computador.

3 – Preparar a sessão de Brainstorming

Antes da sessão é necessário que todos concordem com o objeto da reunião. Também faz-se necessário escolher a duração e o local do encontro bem como organizar os recursos necessários para sua realização.

4 – Gerações de idéias

Durante uma sessão de Brainstorming, a criatividade pode não alcançar o objetivo desejado. Deve-se fazer uso de questões para estimular o pensamento, tais como “Qual é o oposto do que nós queremos?”, “O que nossos concorrentes estão fazendo?”, “Que tal olhar para isso sob outra perspectiva?”, dentre outras.

5 – Desenvolver, organizar e priorizar idéias

Uma vez terminada a fase de geração de idéias, deve-se utilizar o grupo para revisar, desenvolver e organizar as idéias resultantes.

6 – Definir os próximos passos

Deve-se decidir quais ações adicionais precisam ser implementadas para que as idéias de sucesso avancem. Quem fará? O quê? Quando? etc.

3.4 – USOS DO BRAINSTORMING

O Brainstorming possui diversas áreas de aplicação:

Desenvolvimento de Novos Produtos Solução de Problemas Gerenciamento de Projetos Planejamento de Negócios

Além de gerar idéias, o Brainstorming tem benefícios adicionais. Ele aumenta o nível de envolvimento das pessoas e melhora o estado de espírito, uma vez que as pessoas trabalham juntas na solução de um problema. Ele também cria uma atmosfera criativa e amistosa.

4 – FERRAMENTA 6W3H

Esse quadro é uma ferramenta utilizada para planejar a implementação de uma solução, sendo elaborado em resposta as questões a seguir:

Why – Por que: O porquê do treinamento: quais os objetivos e resultados esperados.

What – O que: O que deve ser ensinado: conteúdo do treinamento. Isto também inclui valores a serem transmitidos pelo instrutor.

Where – Onde: Onde deve ser ensinado: local de treinamento/infra-estrutura necessária. Devem-se levar em conta diversos fatores que podem estimular o aprendizado ou desmotivar os treinandos.

Who – Quem: Quem deve ensinar: instrutor/qualificação e conhecimento do assunto. Hoje é importante também avaliar outros fatores como criatividade, relacionamento e dinamismo. O poder de cativar para ensinar.

For Whom – Para quem: Quem deve aprender: treinandos (com seu devido histórico).

When – Quando: Quando deve ser ensinado: época ou periodicidade. Um trabalho que se inicia em sala deve ter continuidade com a adoção de um calendário para novos treinamentos ou por meio de reuniões periódicas.

How – Como: Como se deve ensinar: métodos e recursos instrucionais.

How much – Quanto: Quanto deve ser gasto: volume de recursos financeiros. A empresa deve encarar e transmitir aos colaboradores que se trata de um investimento, não um custo.

How many – Quanto: Quanto treinar: duração e intensidade.

Pode-se utilizar a metodologia que melhor se encaixa à realidade da empresa. Um programa de treinamento pode, quando bem estruturado, proporcionar o estudo e análise das necessidades de treinamento e suas aplicações. Assim, é possível definir prioridades e novas formas de treinamento considerando a relação custo-benefício, viabilidade, etc, além de permitir a elaboração de planos de treinamento para curto, médio e longo prazo, integrando-os às metas globais da empresa. Com planejamento todos ganham.

5 – CONCLUSÃO

Pode-se concluir que estas duas ferramentas gerenciais são de extrema importância para os processos controlados. É possível ainda estabelecer uma relação entre elas. O Brainstorming tenta resolver ou propor questões de uma forma amistosa, levando em consideração a opinião individual de cada componente da equipe. No processo final de filtragem das idéias propostas num Brainstorming, pode-se fazer o uso da ferramenta 6W3H para organizar o plano de ação. Isto prova que as ferramentas da qualidade se complementam. Um exemplo claro desta complementação é metodologia MASP, que engloba uma série de ferramentas como o ciclo PDCA, diagrama de Ishikawa e 6W3H.

Bibliografia
PAULA, Marcus Vinicius de. METODOLOGIA 6W e 3H – BRAINSTORMING. Disponível em: <https://www.ebah.com.br/content/ABAAAfwcYAI/metodologia-6w-3h-brainstorming>. Acesso em 20 de Dezembro de 2018.